Mettre sa société dans les nuages

Il y a de cela 2 mois je me suis lancé dans la migration de la messagerie de la société sur GoogleApps. La où notre ancien hébergeur nous prenait une somme conséquente par mois pour infogérer notre serveur de mail, Google lui fait la même chose gratuitement. Il n’y a pas de petites économies et c’est un bon départ pour se lancer dans l’utilisation d’outils du cloud computing. Je vous retrace ici les étapes pour réaliser le projet et un retour après maintenant 1 mois d’utilisation.[…]

Il y a de cela 2 mois je me suis lancé dans la migration de la messagerie de la société sur GoogleApps. La où notre ancien hébergeur nous prenait une somme conséquente par mois pour infogérer notre serveur de mail, Google lui fait la même chose gratuitement. Il n’y a pas de petites économies et c’est un bon départ pour se lancer dans l’utilisation d’outils du cloud computing. Je vous retrace ici les étapes pour réaliser le projet et un retour après maintenant 1 mois d’utilisation.
Google propose de manière simple de créer un espace en ligne regroupant mail, agenda, docs, chat et site web en utilisant votre nom de domaine. Si vous en avez un vous pouvez d’ores et déjà ouvrir un compte, Google vous demandera de valider que vous êtes bien le propriétaire de ce domaine en ajoutant une entrée CNAME dans votre DNS ou simplement en posant un fichier à la racine de votre serveur web. A partir de ce moment tous les services sont utilisables sauf le mail que vous devez activer en modifiant les paramètres de votre DNS concernant les serveurs MX. Pour ceux qui n’ont pas de serveur de messagerie existant l’activation peut se faire de suite, pour nous il fallait prendre en compte l’existant. C’est la partie la plus rude, heureusement Google fournit un outil de migration bien pratique permettant la récupération de mail depuis les clients Thunderbird et Outlook. Sachant que nous n’avons plus d’administrateur réseau et que je n’avais pas beaucoup de temps à consacrer à cela il a fallu que chacun y mette du sien en gérant sa propre migration, bien sûr je parle la des ingénieurs Improve dont l’informatique est le métier, pour les autres je m’en suis occupé. Cette manip est vraiment pas simple pour un non informaticien. Dans notre cas la majorité des utilisateurs utilisaient Thunderbird comme client de messagerie. En POP ou en IMAP la manip est pas la même mais le plus difficile reste la gestion de l’arborescence de votre archivage de mail. En effet il faut savoir que GMail n’utilise pas la notion de répertoire mais de label. Ce qui est au final beaucoup plus pertinent et permet de faire des recherche efficaces. Fort heureusement il y a une astuce qui permet de conserver son arborescence : l’utilisation du caractère ‘/’ dans un label est interprété comme une arborescence par le client de messagerie (connecté en IMAP), ainsi le label ‘monrep/monsousrep’ dans GMail se transformera en l’arborescence correspondante .

Migration

Les étapes de migration que je présente ici sont dédiés à ceux qui ont un client Thunderbird.

  • si vous utilisez Thunderbird et que vous avez des répertoires :
    • (pour ceux qui sont en IMAP) cliquez sur l’ampoule en bas à droite, cela vous mettra en mode déconnecté et récupérera localement tous les répertoires. Attention il faut que ceux-ci soient déclarés comme étant « synchronisés pour utilisation hors ligne« , pour cela allez dans « Paramètres des comptes » dans le menu « Hors ligne et espace disque » et cliquez sur « Sélection dossiers pour utilisation hors ligne« , sélectionnez ensuite les dossiers que vous voulez récupérer.
    • récupérer l’outil de migration, l’installer et le lancer
    • sélectionner les répertoires à migrer, au départ il est vide, un lien sur la droite « add Thunderbird directory » vous permet d’aller sélectionner les répertoires, naviguer jusqu’à votre compte Thunderbird :
      • pour XP : C:/Documents and Settings/<user>/Application Data/Thunderbird/Profiles/…
      • pour Vista : C:\Users\<user>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\…
      • en POP : …/mail
      • en IMAP : …/ImapMail
    • sélectionnez les fichiers correspondant au nom de répertoire que vous voulez récupérer (NB: pas ceux du même nom avec l’extension .msf). Normalement pas besoin d’aller chercher les sous répertoires, ceux-ci seront automatiquement détectés, pas la peine non plus de récupérer la corbeille et les spams. Attention cela peut prendre du temps, l’outil permet d’évaluer le temps de chargement, vous pouvez réaliser cette manipulation en plusieurs fois, l’outil garde en mémoire l’endroit ou vous vous êtes arrêté.
  • Si vous utilisez Thunderbird ou le webmail et que vous n’avez pas de répertoires, il n’y a rien à faire de spécial pour la migration, la prochaine étape suffira. Si par contre vous utilisez un webmail et que vous avez des répertoires la c’est plus complexe, le seul moyen que j’ai trouvé est d’installer Thunderbird de récupérer toutes vos données via IMAP et d’appliquer l’étape 1

Note : Bien que GMail propose de récupérer des mails issus d’un autre compte (voir paragraphe ci-dessous), ce système utilise POP et ne récupère donc pas l’arborescence.

Avant de basculer vers GMail, le temps que tout le monde ait fait sa migration, il est possible de rediriger ses mails vers GMail : allez dans Paramètres (en haut a droite), puis allez dans Comptes et cliquez sur « Ajouter un compte de messagerie que vous possédez »
ATTENTION pour ceux qui sont en IMAP : le POP va récupérer tous les messages que vous avez déjà récupéré à l’étape 1, il faut vider votre boite au lettre et détruire tous les répertoire.

Pour reconfigurer sont compte Thunderbird avec GMail voici quelques astuces qui vous permettront de vous faire gagner du temps.

  • GMail fournit l’aide pour configurer votre compte.
  • Pour bien gérer le mode déconnecté : allez dans « Parametres des comptes » menu « Hors ligne et espace unique » et cocher les cases et sélectionner les répertoires, ainsi vous pourrez aussi accèder à vos mails dans le train via Thunderbird
  • Le plugin indispensable : Nostalgy : raccourci clavier pour trier ses mails
  • Les autres :
  • Lightning : calendrier (synchronisable avec google calendar), ce plugin est bien mais peut rapidement s’avérer problématique si on partage trop de calendrier car les requêtes de mise a jour vers Google Calendar ralentissent parfois l’utilisation de Thunderbird
  • Google Contact ou Zindus : synchro des contact

Configuration de votre téléphone mobile

allez sur http://mobile.google.fr/ depuis votre mobile, ca marche avec tous les smartphones qui peuvent aller sur le web et c’est bien pratique

Mailing-lists

Pour les mailing-lists, en version standard de GoogleApps les fonctionnalités sont trés limités, la liste de distribution est simplement un envoi groupé. Il n’y a pas de gestion de droits et même des utilisateurs externes peuvent envoyer des mails sur cette liste pour cela il faut passer en version premium ou vous avez la gestion de groupes. Vous ne pouvez pas non plus archiver cette liste dans un espace commun mais il existe une astuce avec google-groups : pour cela il faut y créer un groupe qui ne servira simplement qu’à archiver les mails de votre liste de distribution et sera accessible via le web, ceci simplement en ajoutant un destinataire spécial à votre liste de distribution.

Limitations

Sachez que pour gérer au mieux les spam, GMail limite l’envoi de mail par utilisateur par jour. Ainsi il n’est pas possible d’utiliser un compte GMail pour paramétrer les notifications d’une application.

Options

Pour bénéficier d’autres fonctionnalités concernant GMail (transformer mail en document, multiple inbox, …) sachez que lorsque vous paramétrer votre GMail en français vous n’accédez plus à l’onglet « Labs » contenant toutes ces options. Il vous faut donc basculer en « English US » le temps de faire sa sélection et revenir ensuite en français.

Gestion des agendas

Tout les agendas de vos collaborateurs sont maintenant partageable. Pour visualiser l’agenda d’un collaborateur, au niveau du menu « Autre agendas » en bas à gauche du calendrier, saisissez l’email de votre collaborateur et et appuyez sur entrée. Il existe aussi des agendas publics comme les vacances scolaires de la zone C, les jours fériés, les numéros de semaines.

Bilan

Positif ! Même si la migration a été laborieuse car l’outil de migration n’est pas simple à utiliser, que la notion de répertoire disparaît dans l’interface web de GMail et rend difficile l’utilisation des labels, que certains mails ce sont perdus. Peu de gens ce sont plaint et tous y on vu les avantages d’un outil de collaboration digne de ce nom. Certains sont passés sur l’interface web qui, il est vrai, est trés bien pensée et offre les mêmes avantages qu’un client mail classique (surtout depuis le mode hors connexion). Au final on ne regrette pas ce premier pas dans le cloud qui nous fait gagner du temps et de l’argent.